收到索賠信不必驚慌，但也不能忽略

企業使用了未經授權的圖片時，可能收到來自圖庫平台、著作權人或其委任代理人的通知，要求移除並支付費用。

這類通知在實務上確實存在，處理的原則是：不忽略、不驚慌、先查證。

第一步：確認通知的真實性

部分通知可能是詐騙或誇大的索賠。可以先確認：

• 寄件者是誰——是否為知名圖庫平台或其正式代理人
• 是否具體指出侵權的內容——素材編號、你網站上的確切位置、對照圖
• 是否提供權利證明——聲稱代理但無法說明權利來源的要留意
• 付款方式是否合理——要求匯到個人帳戶、限時付款、威脅立即提告的，要提高警覺
• 信件中的連結——不要直接點擊，可能是釣魚

正式的通知通常會具體、可查證，而且給予合理的回應時間。

第二步：自行查證

不論通知真偽，都應該先查清楚事實：

1. 那張圖確實在我們網站上嗎？ 現在還在嗎
2. 是誰放上去的？什麼時候？
3. 來源是什麼？ 查素材授權清冊
4. 有沒有購買紀錄或授權證明？
5. 如果有授權，範圍涵蓋這個用途嗎？

這一步能不能快速完成，取決於你有沒有素材授權清冊。 做法見授權的實務管理。

三種可能的結果

一、確實有授權

提供購買證明即可。這是保留購買紀錄最直接的價值。

注意確認授權範圍是否涵蓋實際的使用方式——例如標準授權用在了需要擴展授權的場合。

二、確實沒有授權

應該面對處理。可行的方向：

• 立即移除該素材——包含網站、社群、印刷品的數位檔
• 評估對方要求的金額是否合理
• 可以協商——說明是無心之過、已立即移除、使用期間與範圍有限
• 金額較大時，考慮諮詢專業意見

三、對方的主張有疑義

• 無法證明其擁有權利
• 指稱的素材與你使用的並非同一張
• 該素材實際上屬於公眾領域或有其他授權

這種情況可以要求對方提供更完整的說明與權利證明。

移除時要徹底

常見的疏漏是只刪了頁面上看得到的，但：

• 檔案仍留在伺服器上，直接輸入網址仍可存取
• 其他頁面還有使用——文章內文、產品頁、社群貼文
• 快取或備份中仍有
• 搜尋引擎的圖片搜尋仍有收錄

建議的做法

1. 用素材檔名在網站中搜尋，找出所有使用位置
2. 從伺服器實際刪除檔案
3. 檢查社群平台與其他管道
4. 必要時向搜尋引擎申請移除快取

不建議的三種反應

1. 完全不理會——如果是正式的主張，忽略通常讓情況惡化
2. 立刻匯款——先查證再說，尤其是要求限時付款的
3. 情緒性回覆或公開爭執——對事情沒有幫助

回覆的原則

• 以書面回覆，留下紀錄
• 先確認事實再表態——不要急著承認或否認
• 可以要求對方提供權利證明與具體資訊
• 語氣專業，就事論事

常見的來源：三種情境

一、同仁隨手下載

最常見。趕進度時從搜尋引擎找了一張圖。

預防：提供可用的素材來源，並明確規定不得從網路搜尋下載。

二、模板的示範素材沒替換

安裝模板後直接上線，示範照片就留在網站上了。

預防：上線前逐頁檢查，把所有示範素材換掉。見模板與外掛的授權。

三、從舊網站搬過來的素材

改版時把舊網站的圖片一併搬過來，但沒有人記得那些圖的來源。

預防：改版時盤點素材，來源不明的替換掉。

預防的四件事

1. 建立素材授權清冊並保留證明——這是收到通知時最重要的依據
2. 提供合法的素材取得管道——光禁止不夠，要有替代方案
3. 上線前檢查——所有圖片都能說出來源嗎
4. 合約中約定雙向的著作權保證——各自為自己提供的素材負責

合約的設計見網站的著作權歸誰。

一個務實的提醒

處理一次侵權主張的成本——查證、協商、可能的賠償、內部的時間——通常遠高於一年份的圖庫訂閱費用。

對經常需要素材的公司來說，訂閱一個付費圖庫並建立管理流程，是划算的風險控管。

本文說明圖庫與模板授權的實務要點，供選用素材與委外合作時參考，不構成法律意見。各平台的授權條款不同且可能修訂，個案認定亦需綜合判斷。實際使用範圍請以該素材的授權條款為準，遇有爭議建議諮詢專業人士。

管理的核心：知道自己用了什麼

多數侵權糾紛不是故意的，而是沒有人記得那張圖是從哪裡來的。

網站上線三年後，當初的承辦人離職、設計公司換過一輪，收到通知信時完全無從查證——這是實務上最常見的情境。

建立素材授權清冊

「登記名義」是最關鍵的一欄，理由見下段。

授權要買在自己名下

這與網域註冊人、廣告帳戶、分析工具的道理相同。

如果授權登記在廠商名下

• 換廠商後可能失去使用權，需要重新購買
• 訂閱制的授權到期後無法續約
• 發生爭議時，你無法直接提出證明
• 廠商結束營業時，授權可能無從追溯

建議的做法

1. 圖庫與字體的授權，用公司帳號購買
2. 如由廠商代購，要求提供授權證明並確認可移轉
3. 在合約中約定素材授權的歸屬與交付

合約條款見網站設計合約應該包含哪些條款。

證明要保留什麼

• 購買收據或發票
• 授權證明文件——部分平台可下載
• 素材編號與下載紀錄
• 購買當時的授權條款——建議存檔，因為條款會改版
• 免費素材的下載頁面截圖——證明當時的授權標示

存放位置

存在公司的共用文件系統，不要只存在承辦人的個人電腦或信箱。

建議依年度或專案分資料夾，並在清冊中註明存放位置。

定期盤點

建議每年做一次：

1. 檢視清冊是否為最新——新增的素材有登記嗎
2. 確認訂閱制的授權狀態——是否即將到期
3. 移除不再使用的素材——網站上、也從伺服器上刪除
4. 確認證明文件都還在

第三項的意義

不再使用的素材若仍留在伺服器上，理論上仍可能被存取。不用的就刪掉，這也順便減少了主機空間的占用。

人員異動時的交接

這是清冊最有價值的時刻。交接時應包含：

• 素材授權清冊
• 各平台的帳號與登入方式
• 證明文件的存放位置
• 即將到期的項目

建議與網域、主機、分析工具的資訊放在同一份文件中，見後台帳號與權限怎麼規劃。

內部規則要具體

「注意版權」這種說法沒有可執行性。建議明確規定：

• 只能從指定的來源取得素材——列出公司的圖庫帳號或核可的平台
• 不得從搜尋引擎或社群下載圖片使用
• 取得素材後要登記到清冊
• 不確定時先詢問，不要自行判斷

搭配可行的替代方案

光有規則不夠。 如果同仁找不到合適的圖，還是會從網路找。所以要提供：

• 公司的圖庫帳號，並教會大家怎麼用
• 已購買素材的共用資料夾
• 需要新素材時的申請方式

網站改版或搬遷時

這是容易出問題的時刻：

• 從舊網站搬過來的素材，來源可能已無人記得
• 新廠商可能不清楚哪些素材有授權
• 改版時新增的素材可能沒有納入管理

建議的做法

1. 改版前先盤點現有素材——能確認來源的保留，不能確認的考慮替換
2. 把清冊提供給新廠商
3. 改版後更新清冊

改版是清理歷史包袱的好時機——來源不明的素材趁這時候換掉，成本比日後處理糾紛低得多。

一個投報率很高的做法

把常用的素材集中建立公司的素材庫：

• 自行拍攝的產品、環境、團隊照片
• 已購買授權的圖庫素材
• 標誌的各種版本
• 企業標準色與字體資訊

好處是：同仁有現成的可用，就不會去網路上找；而且視覺風格會更一致。

素材規格的整理見網站圖片格式怎麼選。

本文說明圖庫與模板授權的實務要點，供選用素材與委外合作時參考，不構成法律意見。各平台的授權條款不同且可能修訂，個案認定亦需綜合判斷。實際使用範圍請以該素材的授權條款為準，遇有爭議建議諮詢專業人士。

模板授權的核心限制：不能轉賣

這是最常見的誤解。購買的網頁模板若後來不想使用，不能轉賣給第三方。

原因與圖庫相同：你買到的是使用授權，不是著作權。授權對象以原購買者為主，不能再授權給他人。

同樣地，也不能把模板提供給關係企業或朋友的公司使用——除非條款明確允許。

常見的模板授權類型

對業主的實務意義

如果網頁設計公司使用了商業模板，應確認該授權涵蓋「用於客戶專案」。

用單一授權的模板同時做給多個客戶，是不符合條款的做法——而風險最終可能落到業主身上。

發包時該問的三個問題

1. 網站使用了哪些商業模板或外掛？
2. 授權登記在誰名下？
3. 如果日後換廠商，這些授權能繼續使用嗎？

第二題最重要。 如果模板或外掛是廠商用自己的帳號購買的，換廠商後可能需要重新購買，或失去更新的權利。

示範素材不包含在授權中

這是最常出錯的一項。

模板的展示畫面通常很精美，包含照片、圖示、字體。但那些素材往往有各自的授權，不隨模板一併取得。

條款中常見的說法

「展示用的圖片僅供預覽，不包含在授權範圍內」——意思是你買到的是版型結構，不是那些照片。

實務上該做的

• 安裝模板後，把所有示範圖片替換掉
• 確認使用的圖示與字體是否需要另外授權
• 上線前逐頁檢查有沒有殘留的示範素材

「網站上還留著模板的示範照片」是很常見的疏失，也是收到侵權通知的常見原因。

開放原始碼系統的授權

許多網站是基於開放原始碼系統開發的。這類授權的性質不同：

• 通常允許自由使用、修改與再散布
• 但可能有條件——例如衍生作品需以相同授權釋出、需保留原始的著作權聲明
• 不同的開放原始碼授權，條件差異很大

對業主的意義

常見的合約約定是：業主付清價款後保有本案的修改權，而因使用開放原始碼核心，著作財產權依該開放原始碼的授權規範為準則。

這是合理的安排——你買到的是使用與修改的權利，以及不被單一廠商綁住的自由，而不是核心系統本身的著作權（那本來就不屬於廠商）。

權利歸屬的完整說明見網站的著作權歸誰。

建立在平台上的網站

如果使用開店平台或網站建置平台，性質又不同：

• 你取得的是服務的使用權，不是軟體的授權
• 停止付費後網站就消失
• 版型與功能都在平台的框架內
• 資料能否完整匯出，依平台而異

這與買斷式的模板是完全不同的取捨，見開店平台、套版還是自建。

外掛與元件的授權

網站可能安裝多個外掛，各自有不同的授權：

• 免費外掛——確認是否可商業使用
• 付費外掛——通常為單站授權，並含一定期間的更新
• 訂閱制——停止付費後可能無法更新，但通常仍可繼續使用

更新權利很重要

付費外掛的授權常包含一年的更新與支援，到期後功能仍可使用但無法更新。

這對資安是實際的風險——無法更新的外掛，發現漏洞時就補不了。 見更新與弱點管理。

來源不明的模板風險最高

從不明來源取得的商業模板（俗稱破解版），除了授權問題，還有實際的資安風險：

• 可能被植入後門或惡意程式
• 沒有更新來源，漏洞永遠不會被修補
• 無法取得技術支援

詳見網站版型的授權與安全性風險。

交付與交接時要確認的事

網站完成或更換廠商時，應取得：

1. 使用的商業模板與外掛清單
2. 各自的授權證明與登記名義
3. 授權的到期日（如為訂閱制）
4. 更新的帳號或授權碼

這份清單應納入公司的資產文件，與網域、主機的資訊放在一起。

驗收項目見網站驗收怎麼做。

本文說明圖庫與模板授權的實務要點，供選用素材與委外合作時參考，不構成法律意見。各平台的授權條款不同且可能修訂，個案認定亦需綜合判斷。實際使用範圍請以該素材的授權條款為準，遇有爭議建議諮詢專業人士。

「免費」有很多種，各自的限制不同

網路上標示免費的素材來源很多，但免費不等於沒有條件，也不等於可以商業使用。

常見的幾種類型：

創用授權要看清楚組合

這類授權由幾個條件組合而成，不同組合的限制差異很大：

• 姓名標示——必須標明原作者
• 非商業性——企業網站通常屬於商業使用，不能用
• 禁止改作——不能裁切、調色、加字
• 相同方式分享——衍生作品須以相同授權釋出

兩個最容易踩的坑

一、以為公司網站不算商業使用。 只要是為了公司的營運或宣傳，通常就屬於商業使用，標示「非商業性」的素材不能用。

二、忽略「相同方式分享」的連鎖效果。 這個條件可能要求你的衍生作品也要以相同授權釋出，對商業使用相當不利。

署名要求的實務做法

如果授權要求標示作者，就必須確實做到。常見的方式：

• 在圖片旁或圖說中標示
• 在頁尾統一標示
• 設立獨立的素材來源頁面

要依授權條款的要求標示——有些要求包含作者名、來源連結、授權種類，缺一不可。

沒有標示等於沒有取得授權，這一點很多人不知道。

公眾領域也要注意兩件事

一、各國的保護期間不同

在某個國家已進入公眾領域的作品，在另一個國家可能仍受保護。

二、翻拍或重製版本可能有新的權利

古典畫作本身可能已無著作權，但拍攝該畫作的照片、或掃描修復的數位檔案，可能有新的權利。

所以從博物館網站或圖庫取得的古典作品圖檔，仍要確認條款。

平台條款會變動

這是使用免費素材最實際的風險：平台的授權條款可能修訂，某些素材也可能被下架或改為付費。

應對方式

• 下載時保存授權條款的當時版本——截圖或存檔
• 記錄下載日期與素材編號
• 保留下載頁面的截圖

多數平台的條款變更不溯及既往，但你需要能證明「下載當時的條款是什麼」。

來源不明的素材風險最高

從搜尋引擎的圖片搜尋、社群平台、或不知名的下載站取得的素材，風險包含：

• 原本就是他人未經授權上傳的
• 標示的授權資訊不正確
• 無法追溯來源，出事時無從舉證

「我在某個免費網站下載的」通常不構成免責的理由——使用者仍有確認的責任。

免費素材的三個實務限制

一、撞圖機率高

熱門的免費素材被大量使用，可能出現在競爭對手的網站上。對重視品牌形象的公司是實際的問題。

二、風格不一致

從不同來源蒐集的素材，色調與風格難以統一，整體視覺會顯得零散。

三、缺少特定題材

越是具體的行業場景，免費素材越難找到合適的。

這也是為什麼自行拍攝往往是最好的投資——不只沒有授權疑慮，也更能呈現真實樣貌。素材準備見網站規劃階段要準備哪些資料。

建議的做法

1. 核心視覺自行拍攝——首頁主視覺、產品、環境、團隊
2. 輔助素材使用付費圖庫——授權清楚、品質穩定、有客服可詢問
3. 免費素材用於次要位置，並確實確認條款與保留紀錄
4. 統一由一兩個可信的來源取得，方便管理

付費圖庫的年費對多數企業並不高，換得的是授權明確與省下確認的時間，通常是划算的。

本文說明圖庫與模板授權的實務要點，供選用素材與委外合作時參考，不構成法律意見。各平台的授權條款不同且可能修訂，個案認定亦需綜合判斷。實際使用範圍請以該素材的授權條款為準，遇有爭議建議諮詢專業人士。

買的是「使用權」，不是「所有權」

這是最需要先建立的觀念。購買圖庫素材取得的是在特定範圍內使用的授權，著作權仍屬於原作者或圖庫平台。

由此衍生三個實務結論：

• 不能把素材轉賣或轉授權給他人
• 只能在授權條款允許的用途內使用
• 授權對象通常是購買者本人或該公司，不當然及於關係企業

看授權要看的六個維度

「數量」這一項最容易被忽略。 部分標準授權對印刷份數有上限——網站使用通常沒問題，但如果同一張圖要印在數萬份型錄上，可能就超出範圍了。

兩種常見的授權模式

免版稅授權

最常見的類型。付一次費用後，可在授權範圍內多次使用，通常沒有期限。

「免版稅」不等於「免費」，也不等於「沒有限制」——它指的是不需要按每次使用另外付費，但仍受條款約束。

授權管理型

依使用的媒介、期間、地區、曝光量個別計價，價格較高但通常包含獨家性的安排。

一般企業網站較少用到，主要出現在大型廣告專案。

標準授權與擴展授權

多數圖庫會分成兩種等級：

• 標準授權——一般的網站、社群、簡報、有限份數的印刷
• 擴展授權——解除部分限制，例如大量印刷、或用於要販售的產品上

什麼情況需要擴展授權

關鍵的判斷是：這張圖是不是構成商品本身的主要價值？

• 把圖印在要販售的 T 恤、馬克杯、海報上
• 用於要販售的模板、App 圖示
• 大量印刷的出版品

這些情況標準授權通常不足。單純放在自己的網站或型錄上宣傳自己的服務，標準授權一般是夠的。

編輯用途的限制

部分素材標示為「僅限編輯使用」，這類通常不能用於商業宣傳。

常見的原因

• 照片中有可辨識的人物但無肖像授權
• 畫面中有他人的商標、建築物、藝術品
• 新聞或活動現場的紀實照片

這類素材用在公司網站的宣傳內容上是有風險的，選用時要留意標示。

人物照片的特別注意

有人物入鏡的照片，除了著作權還涉及肖像權。要確認：

• 圖庫是否已取得模特兒的授權
• 授權範圍是否涵蓋敏感題材——多數授權會限制不得用於可能損害模特兒名譽的情境

典型的違規情境

把圖庫的人物照用在醫療、財務困境、法律糾紛等敏感主題的頁面上，暗示照片中的人有該狀況——這通常違反授權條款。

實務建議：涉及敏感主題時，使用示意圖或插畫，避免真人照片。

不能做的四件事

1. 轉賣或轉授權——授權以原受權人為主，不能再授權給第三方
2. 提供給關係企業或其他公司使用——除非條款允許
3. 把素材當成商標或標誌的主體——多數授權明確禁止，因為商標需要獨占性
4. 宣稱素材是自己的創作

關於公司轉讓

如果整間公司被轉讓，所使用的素材授權是否隨之移轉，需依轉讓合約中的標的物範圍而定，並確認該圖庫的條款是否允許。

保留購買紀錄

這是最實際的自保措施。應保存：

• 購買的收據或發票
• 授權證明文件
• 下載紀錄與素材編號
• 購買時的授權條款版本

條款可能改版，保留購買當時的版本很重要。

管理方式見授權的實務管理。

選用時的判斷順序

1. 這張圖要用在哪裡、用多久、用多少份？
2. 授權條款涵蓋這些用途嗎？
3. 有沒有標示「僅限編輯使用」？
4. 有人物入鏡嗎？主題敏感嗎？
5. 購買紀錄保存了嗎？

著作權的基本概念見網站涉及哪些著作權。

本文說明圖庫與模板授權的實務要點，供選用素材與委外合作時參考，不構成法律意見。各平台的授權條款不同且可能修訂，個案認定亦需綜合判斷。實際使用範圍請以該素材的授權條款為準，遇有爭議建議諮詢專業人士。

通報義務正在明文化

近年的修法方向，明確增訂了個資事故的通知與通報義務：發生事故時，除了通知當事人，也將由主管機關統一受理通報，並要求事故機關即時採取應變措施、留存相關紀錄。

相關子法與施行時程仍在發布程序中，但方向已經明確：從「建議通知」走向「應該通報」。

這代表企業需要事先準備好流程，而不是等事情發生才開始想。

什麼算是個資事故

不是只有「被駭客入侵」才算。常見的情況包含：

• 系統被入侵，資料可能被讀取或竊取
• 資料被誤寄給錯誤的對象——群發信件時收件人互相可見是典型案例
• 員工誤將名單外流
• 裝置遺失——存有客戶資料的筆電或手機
• 紙本文件遺失或未妥善銷毀
• 權限設定錯誤，導致資料可被不特定人存取
• 委外廠商發生外洩

「群發信件時把所有收件人放在同一欄」是很常見的疏失——所有收件者都看到了彼此的信箱，這就是一次外洩。

發現事故時的處理順序

第一階段：止血與確認

1. 立即停止繼續外洩——關閉漏洞、撤銷權限、必要時暫停服務
2. 保留現場與紀錄——不要急著刪改，那是釐清原因的依據
3. 啟動內部通報——讓該知道的人知道
4. 釐清範圍——哪些資料、多少筆、什麼時間、可能影響誰

第四項的速度，取決於你有沒有事先做好資料清冊。 沒有清冊的話，光是釐清範圍就要花很久。

第二階段：通知與通報

5. 通知當事人——說明事故內容、可能影響、以及建議的因應措施
6. 依規定向主管機關通報
7. 視情況對外說明

第三階段：復原與檢討

8. 修補漏洞、恢復服務
9. 留存完整的處理紀錄
10. 檢討並改善流程

通知當事人該說什麼

內容應該讓對方能判斷風險並採取行動：

• 發生了什麼事、什麼時候
• 涉及哪些類型的資料
• 可能造成什麼影響
• 你已經採取了哪些措施
• 建議對方怎麼做——例如更改密碼、留意可疑來電
• 聯絡窗口

語氣與時機

• 不要拖延——延遲通知通常讓後果更嚴重，也更損害信任
• 不要淡化——「可能有極少數資料受到影響」這類模糊說法會削弱可信度
• 誠實說明已知與未知——調查中的部分可以說明仍在釐清

實務上，坦白且迅速的通知，對商譽的傷害通常小於被外界揭露。

留存紀錄

這一項在新的規範方向中被明確要求，實務上也很重要。應留存：

• 發現的時間與方式
• 事故的內容與範圍
• 採取的應變措施與時間
• 通知與通報的紀錄
• 後續的改善作為

這些紀錄同時是自我保護——它證明你有依規定處理。

事前的準備：這才是重點

事故發生時能不能妥善處理，取決於事前準備。建議先完成這五件事：

一、資料清冊

知道自己有哪些個資、存在哪裡、誰能存取。這決定了你能多快釐清影響範圍。

做法見網站會蒐集到哪些個資。

二、指定負責人

誰負責判斷、誰負責對外、誰負責技術處理。事發時最怕的是沒有人知道該做什麼。

三、聯絡清單

• 網頁設計或維護廠商
• 主機商
• 法律顧問
• 主管機關的通報管道

這份清單要放在容易取得的地方——如果網站或系統無法使用，你還找得到嗎？

四、備份可用

備份是復原的基礎。要確認：不存在同一台主機、包含資料庫、保留多個時間點、而且測試過能還原。

詳見操作紀錄、備份與資料救回。

五、監控與發現機制

很多外洩是很久之後才被發現的。建議：

• 保留並定期檢視存取紀錄
• 設定異常通知
• 留意主機商與搜尋引擎的安全通知
• 確認這些通知寄到有人在看的信箱

偵測方式見怎麼知道網站被入侵了。

常見的錯誤處理

1. 先刪除證據再說——會讓後續調查無法進行
2. 不通知，希望沒人發現——被外界揭露時傷害更大
3. 只處理表面，沒找出原因——很可能再次發生
4. 把責任推給廠商就不管了——對當事人而言，資料是交給你的
5. 沒有留下處理紀錄——日後無法證明已妥善處理

寫成一份簡單的應變文件

不需要複雜，一頁就夠：

• 什麼情況算事故
• 發現時第一個通知誰
• 誰負責判斷與決策
• 誰負責對外聯繫
• 聯絡清單
• 處理步驟的檢查表

放在紙本或離線可取得的位置，並讓相關人員都知道它在哪裡。

這份文件平常用不到，但真的需要時，它決定了你是有條理地處理，還是一團混亂。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

規範正在從原則走向具體

過去多數民間企業只有在特定產業的規範下，才有明確的安全維護義務。近年的修法方向是訂定共通基礎的安全維護管理辦法，讓所有機關都有一致的基本要求。

依目前的規劃方向，規範可能採分層設計：所有機關都須遵循共通的基本措施，而具一定規模、保有大量個人資料的大型非公務機關，則須採取額外的加強措施。

相關子法仍在發布程序中，建議留意最終版本與施行時程。

安全維護的兩個層面

不論規範細節如何，實務上的工作可以分成兩塊：

• 技術面——系統與設備的保護措施
• 管理面——人員、流程與制度

多數企業會投資技術面而忽略管理面，但實際外洩案例中，人為疏失的比例並不低。

技術面的基本措施

存取控制

• 一人一個帳號，不共用
• 依職務給予最小必要權限
• 離職當天停用帳號
• 管理者開啟兩步驟驗證
• 定期檢視帳號清單

傳輸與儲存

• 全站加密連線——見SSL 是什麼
• 密碼不可明碼儲存——若系統能寄出原密碼給你，那就是明碼儲存，必須修正
• 敏感資料考慮加密儲存
• 不自行保存信用卡資料

系統維護

• 系統與外掛保持更新
• 限制檔案上傳的類型與執行權限
• 定期備份且異地保存
• 保留操作與存取紀錄

技術防護的完整說明見主機層與存取控制的防護設定。

管理面的基本措施

制度

• 指定負責人——誰負責個資保護相關事務
• 建立資料清冊——知道自己有哪些個資、存在哪裡
• 訂定保存期限與銷毀程序
• 建立事故應變流程——見個資事故的通報與應變

人員

• 告知員工基本規則——不外傳、不存個人裝置、不用通訊軟體傳個資檔案
• 簽署保密約定
• 離職時的交接與權限移除
• 定期提醒——不需要正式訓練，但要有基本的認知

實體

• 紙本文件的存放與銷毀——履歷、合約、名片
• 辦公室電腦的螢幕鎖定
• 離職時歸還設備

紙本這一項常被忽略。 應徵者的履歷若隨意放在辦公桌上或直接丟進垃圾桶，同樣是風險。

委外廠商的監督責任

這是實務上最容易出問題的一塊：把資料交給廠商處理，並不代表責任也一併轉移。

常見的委外情境

• 網頁設計公司維護網站，可接觸到會員與訂單資料
• 行銷公司代操廣告，取得客戶名單
• 雲端主機與備份服務商
• 電子報平台、客服系統

該做的事

1. 合約中約定保密義務與使用範圍
2. 限制廠商能存取的範圍——給管理權限而非全部資料
3. 約定事故發生時的通知義務
4. 合作結束時要求刪除或返還資料
5. 定期確認廠商的權限是否仍必要

第五項很常被忽略。 許多網站的後台裡，還留著早已結束合作的廠商帳號。

合約條款的規劃見網站設計合約應該包含哪些條款。

依規模的分層思考

不必一次做到最完整，但基本的幾項——加密、權限、備份、保存期限——是所有網站都該有的。

從哪裡開始

如果目前什麼都還沒做，建議的順序：

1. 盤點資料——知道自己有什麼
2. 清理不需要的——刪掉用不到的資料與過期的名單
3. 收緊權限——移除不必要的帳號與存取權
4. 確認備份可用且妥善保管
5. 寫好隱私權政策
6. 建立事故應變流程

前三項不需要花錢，但效果最直接。

一個常見的誤解

「我們公司很小，應該不用管這些。」

規模不是免責的理由。而且實際發生外洩時，損害的是客戶的信任與你的商譽——這與公司大小無關。

基本的措施成本不高，多數是流程與習慣的問題，不是技術投資。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

先盤點，才知道要保護什麼

多數企業低估了自己手上有多少個人資料。除了明顯的會員與訂單，還有很多是「順便」收集到的。

盤點的目的有三：確認每一項的必要性、決定保存期限、以及在發生事故時能快速判斷影響範圍。

網站會蒐集到的九類資料

三個最容易被遺忘的

應徵履歷——通常包含出生年月日、身分證字號、學經歷、照片，敏感度很高，卻常常隨意存放在共用資料夾中。

備份檔案——備份是所有資料的完整複本。如果備份沒有妥善保管，前面所有的保護都白費了。

匯出的檔案——把名單匯出成試算表之後，那份檔案就脫離了系統的權限控管。

最小蒐集：每個欄位都要說得出用途

判斷標準很單純：沒有這個資訊，你就無法完成該項服務嗎？

常見的多餘欄位

• 身分證字號——除非有法規上的必要，一般企業網站不應蒐集
• 生日——除非確實會用於行銷活動
• 地址——除非要寄送實體物品
• 公司統編——結帳需要開發票時再問
• 預算範圍——第一次接觸就問，多數人不願意回答

少收一個欄位，就少一份責任，而且送出率還更高。 表單設計的原則見網站表單有哪些類型。

信用卡資料不要自己存

這一項要特別強調。串接金流服務時，卡號應由金流業者處理，網站端不保存。

這不只是安全考量，也大幅降低了自身的責任範圍——你沒有的資料，就不會從你這裡外洩。

誰看得到：權限控管

後台的會員與訂單資料，常常是所有登入者都看得到。這在人多的公司是風險。

建議

• 依職務給予檢視權限——編輯內容的同仁不需要看客戶名單
• 匯出功能單獨限制——這是資料大量外流最可能的途徑
• 保留操作紀錄——誰查看、誰匯出
• 離職當天移除權限

權限規劃見後台帳號與權限怎麼規劃。

匯出檔案的管理

這是實務上最容易失控的環節。名單被匯出成試算表之後：

• 存在個人電腦或私人雲端
• 用通訊軟體傳給同事
• 寄給外部的行銷公司
• 離職時整份帶走

建議的規範

• 非必要不匯出
• 匯出後不外傳，用完即刪除
• 不使用個人的雲端空間存放
• 若必須提供給外部，在合約中約定保密義務與使用範圍

保存期限：資料不是留越久越好

這是最常被忽略的一項。三年前的一筆詢問，若已經沒有後續，繼續保存只是增加風險而沒有效益。

建議的做法

1. 依資料類型訂定保存期限——例如未成交的詢問保留一至兩年
2. 已成交的客戶資料轉入正式的客戶管理，不留在表單紀錄中
3. 定期清理，或設定自動刪除機制
4. 把處理方式寫入隱私權政策

注意備份中的資料

刪除了系統中的資料，備份中可能還有。備份的保留期限也應納入考量，並在政策中一併說明。

分析與廣告工具的注意事項

• 不要在追蹤事件中傳送個人資料——姓名、電話、Email 不應出現在網址參數或事件名稱中
• 隱私權政策中應說明使用了哪些工具
• 若有歐洲等地區的訪客，需留意當地對追蹤同意的規範
• 帳號應歸屬公司，不是個人或廠商——見分析工具怎麼安裝與驗證

做一份資料清冊

這是後續所有工作的基礎——發生事故時，它決定你能多快判斷影響範圍。

建議每年更新一次，並在新增系統或服務時同步調整。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

它不是貼一段罐頭文字就好

隱私權政策的作用是履行告知義務，內容必須與你實際的做法一致。

從別的網站複製一份貼上是常見的做法，但風險在於：如果政策寫的與實際不符——例如寫了「不會提供給第三方」卻實際上串接了外部服務——那反而是問題。

應該包含的內容

1. 蒐集者的身分——公司全名、聯絡方式
2. 蒐集的目的——為了什麼而收集
3. 蒐集的資料類別——具體列出欄位
4. 利用的期間、地區、對象、方式
5. 當事人可行使的權利與行使方式
6. 不提供資料的影響
7. 資料的保存期限與處理方式
8. 是否使用追蹤技術——分析工具、廣告像素
9. 是否會提供給第三方——包含委外的服務商
10. 安全維護的措施
11. 政策修訂的通知方式

第八與第九項最常被漏掉

追蹤技術

多數網站都安裝了流量分析工具、廣告追蹤像素或客服系統，這些都會蒐集使用者的相關資料。

政策中應說明使用了哪些類型的工具、目的是什麼、使用者可以怎麼選擇。

第三方服務

常見但容易忘記列出的包含：

• 金流與物流服務商
• 電子發票服務
• 電子報寄送平台
• 客服或線上諮詢工具
• 雲端主機與備份服務

把這些盤點出來，本身就是一次有價值的檢查——你會發現客戶資料實際上流經了多少地方。

同意機制的兩個常見錯誤

一、預設勾選

同意項目不應該預先打勾，尤其是行銷相關的同意。使用者應該是主動選擇同意，而不是沒注意到而被視為同意。

二、把不同的同意綁在一起

「我同意隱私權政策並願意接受行銷訊息」寫成一個勾選框，等於強迫使用者為了使用服務而接受行銷。

建議分開：

• 必要的：同意蒐集處理利用（不同意就無法提供服務）
• 選擇性的：同意接受行銷訊息

這樣做的好處不只是合規——願意接受行銷的名單品質更好，退訂與檢舉率也更低。

放在哪裡

• 獨立的頁面，網址固定不變
• 頁尾提供連結，全站可達
• 表單旁提供連結，並在送出前呈現
• 註冊流程中呈現

不要只放在頁尾。 告知應該在蒐集資料的當下就讓對方看得到。

寫法上的建議

用看得懂的語言

充滿法律用語的政策，使用者不會讀。用具體、清楚的說法：

• 不好：「本公司將於營運所需之合理範圍內處理利用您的個人資料」
• 建議：「我們會用您留下的電話與 Email 回覆您的詢問，並在您同意時寄送產品資訊」

具體列出資料類別

「相關個人資料」太模糊。直接列出：姓名、電話、電子郵件、公司名稱、需求描述。

說明保存期限

這一項多數政策都沒寫，但它其實是告知義務的一部分，也能促使你真的去思考「這些資料要留多久」。

電商與會員網站要多寫的

• 交易資料的處理——訂單、配送、發票
• 金流資訊的處理方式——說明卡號由金流服務商處理，網站不保存
• 會員資料的修改與刪除方式
• 退貨與客服過程中的資料使用

其中金流那一項值得明確寫出——它同時是合規說明與信任建立。

維護與更新

隱私權政策不是寫一次就結束：

• 新增功能或服務時要更新——例如加了新的分析工具或客服系統
• 更換第三方服務商時要更新
• 法規變動時要檢視
• 建議標註最後更新日期

建議每年檢視一次，確認與實際做法一致。

與服務條款的區別

兩者常被放在一起，但性質不同：

建議分成兩個獨立頁面，各自說明，不要混在一起。

一個實務提醒

如果網站有串接金流，申請審核時通常會檢查隱私權政策、退換貨政策等頁面是否完備。

所以這些頁面應該在網站架設階段就一併規劃，不要等要申請時才補。相關說明見金流串接是什麼。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

什麼算是個人資料

範圍比多數人以為的廣。只要能直接或間接識別出特定個人的資料，都可能屬於個人資料。

• 直接識別——姓名、身分證字號、聯絡電話、電子郵件、地址
• 間接識別——單獨看不出是誰，但與其他資料結合後可以識別

企業網站上常見的個資來源包含：聯絡表單、會員資料、訂單資料、客服對話紀錄、應徵履歷。

特別敏感的類型

部分資料屬於更敏感的類別，例如醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科等，原則上不得蒐集、處理或利用，除非符合法定的例外情形。

對一般企業網站的實務結論：這類資料能不收就不要收。

三個基本原則

1. 有特定目的——為什麼要收這筆資料，要說得出來
2. 告知當事人——蒐集前應讓對方知道相關事項
3. 在目的範圍內使用——不能收了 A 用途的資料拿去做 B

第三項最常被違反

典型的情況是：客戶因為詢價而留下 Email，後來被加入電子報名單持續寄送行銷訊息。

因詢價而提供的資料，不等於同意接受行銷。 這兩件事應該分開取得同意。

告知義務的內容

蒐集個資時，原則上應讓當事人知道：

• 蒐集者是誰
• 蒐集的目的
• 資料的類別
• 利用的期間、地區、對象與方式
• 當事人可以行使哪些權利
• 不提供資料的話會有什麼影響

實務上這些會寫在隱私權政策中，並在表單旁提供連結。寫法見隱私權政策怎麼寫。

當事人的權利

個資的當事人原則上可以要求：

• 查詢或請求閱覽
• 請求製給複製本
• 請求補充或更正
• 請求停止蒐集、處理或利用
• 請求刪除

系統設計時就要考慮這些功能，事後補會很麻煩。例如會員專區應該讓使用者能查詢與修改自己的資料，行銷信件應有明顯的退訂方式。

刪除的實務處理

完全刪除不一定可行——已完成的交易紀錄可能基於稅務或帳務需求需要保留。常見的做法是刪除或去識別化個人資料，保留必要的交易紀錄，並在隱私權政策中說明。

近年的修法方向

我國個資法制近年有明顯的變動，主要方向包括：

• 設立個人資料保護委員會作為主管機關，建立獨立的監督機制
• 明定個資事故的通知與通報義務
• 訂定共通基礎的安全維護管理辦法——過去多數民間企業僅在特定產業的規範下才有具體義務，未來將有共通要求
• 強化行政檢查與相關罰則
• 對個資的國際傳輸有更明確的規範

對一般企業的實際意義：規範會從「原則性要求」走向「具體義務」。 相關修正條文的施行日期由行政院另定，子法也在陸續發布，建議留意時程。

安全維護的實務見安全維護措施要做到什麼程度，事故通報見個資事故的通報與應變。

有國外客戶時要注意什麼

如果網站的客群包含歐盟等地區的使用者，可能需要遵循當地的資料保護規範。這類規範通常有幾個共同特徵：

• 對同意的要求更嚴格——需明確、主動的同意，不能預設勾選
• 對追蹤技術的規範更明確——使用分析與廣告追蹤前可能需要取得同意
• 當事人權利更廣泛——包含資料可攜、被遺忘權等
• 跨境傳輸有額外要求
• 罰則相對嚴重

實務判斷

單純有國外訪客瀏覽，與主動針對該地區提供服務，是不同的情況。 如果網站有當地語言版本、當地幣別報價、或針對該地區行銷，被認定為適用的可能性較高。

若確實有這類業務，建議尋求專業意見。多語系網站的規劃見多語系網站的架構怎麼選。

網站規劃階段就該處理的三件事

1. 盤點會蒐集哪些個資，逐一確認用途——見網站會蒐集到哪些個資
2. 準備隱私權政策，並在流程中呈現
3. 在合約中約定廠商的保密義務與資料處理方式

第三項常被忽略。 委外時，廠商可能接觸到你的客戶資料，這部分的責任應該事先界定。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。