Question 1

企業郵件要怎麼選？主機附贈與專業服務的差別

Accepted Answer

公司信箱要用主機附贈的嗎？ 為什麼寄出去的信會進垃圾桶？ 自己架郵件伺服器可以嗎？ 企業信箱要花多少錢？

三種常見的做法

	主機附贈	專業郵件服務	自建郵件伺服器
費用	含在主機方案	依帳號數計費	硬體加人力
容量	通常較小	較大	視硬體
穩定性	視主機商	較高	視管理品質
寄件信譽	常見問題	較好	需自行維護
管理負擔	低	低	高
與網站的相依	綁在一起	獨立	獨立

為什麼不建議用主機附贈的信箱

這是很多中小企業的預設做法——買主機時附贈信箱，看起來省錢。但實務上有幾個問題：

一、寄件信譽是共用的

共用主機上的其他網站若被入侵、大量寄送垃圾信，整台主機的位址可能被列入黑名單——你的信也會一起被擋。

這種情況你完全無法控制，也很難自行排除。

二、與網站綁在一起

主機故障、搬遷、或方案到期時，信件收發會一併中斷。

網站暫時打不開還可以接受，但收不到客戶來信是實際的營運損失。

三、容量與功能有限

信箱容量通常較小，滿了就開始退信
缺少完整的垃圾信過濾
行動裝置的同步支援可能不完整
沒有信件的保留與稽核功能

四、寄信量有上限

多數主機商對每日寄信量設有限制，超過可能被暫停。有電子報或大量通知信需求時特別容易撞到。

什麼情況主機附贈的信箱夠用

只有一兩個信箱，用量很小
主要用其他管道聯繫，信箱只是備用
可以接受偶爾的收發問題

但只要信箱是主要的業務聯繫管道，就建議使用專業的郵件服務。

專業郵件服務的價值

獨立於網站主機——網站出事不影響信件
寄件信譽較好——大型服務商會維護自己的位址信譽
容量與過濾機制較完整
行動裝置與多裝置同步順暢
有帳號管理與安全功能——兩步驟驗證、權限控管
通常包含行事曆、雲端硬碟等協作工具

費用的評估

通常依帳號數按月或按年計費。評估時要注意：

實際需要幾個付費帳號——別名與群組通常不另外計費
是否有適合小團隊的方案
儲存容量是否足夠
年度支出要納入整體預算，見網站每年的固定支出有哪些

不建議自建郵件伺服器

技術上做得到，但實務上有幾個難題：

寄件信譽要從零建立——新的位址容易被判定為可疑來源
需要持續維護——系統更新、防垃圾信、黑名單處理
硬體故障時信件會中斷
備份與稽核要自行建立

除非有特殊的法規或機密要求，並且有專職人力，否則不建議。

可以混合使用

常見的合理配置：

員工信箱——使用專業郵件服務
網站的通知信——由網站主機或專門的寄信服務發送

但要注意寄件驗證

如果有多個來源以你的網域名義寄信（員工信箱、網站通知、電子報平台），這些來源都必須納入寄件驗證的設定，否則會被判定為偽冒。

這是最常見的疏漏——公司信箱設好了，但網站主機也是一個寄信來源，卻沒有一併設定。

設定方式見郵件的 DNS 設定。

選擇時該確認的六件事

需要幾個信箱？ 未來會成長嗎
每個信箱需要多少容量？
需要哪些協作功能？ 行事曆、共用文件
資料存放的地區——若有法規或客戶要求
能否設定必要的驗證機制
離職員工的信件如何處理——見信箱怎麼規劃

一個常被忽略的重點

網域的控制權比郵件服務更根本。

不論用哪一種郵件服務，都需要透過網域的 DNS 設定來指向。如果網域不在自己名下，換郵件服務時會受制於人。

見網域要自己註冊還是交給網頁設計公司。

各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。

Question 2

郵件的 DNS 設定：MX、SPF、DKIM、DMARC

Accepted Answer

MX 記錄要怎麼設定？ SPF 是什麼？要填什麼？ DMARC 一開始就設嚴格可以嗎？ 網站的通知信也要設定嗎？

四種記錄各自的作用 記錄作用缺少會怎樣 MX指定由誰接收你的信完全收不到信 SPF宣告哪些來源可以用你的網域寄信信件容易被判為垃圾 DKIM為信件加上數位簽章可信度下降 DMARC宣告驗證失敗時該怎麼處理偽冒難以防範 前兩項是基本要求，後兩項是提高送達率與防偽冒的關鍵。 MX：決定信件由誰接收 它告訴其他郵件伺服器「寄到這個網域的信要送到哪裡」。 設定時的三個重點 從服務商後台取得當前的建議值——不要照抄網路教學。各家的設定值都調整過，舊資料可能已失效 優先權數字越小越優先——有多筆時，數字小的先嘗試 移除舊的 MX 記錄——這是最常見的錯誤 舊記錄殘留的典型症狀 換了郵件服務但舊的 MX 記錄還在，結果是部分信件送到新服務、部分送到舊的——症狀是「有些信收得到，有些收不到」，而且沒有規律。 切換郵件服務時，務必確認舊記錄已完全移除。 SPF：宣告合法的寄件來源 它是一筆 TXT 記錄，列出哪些伺服器可以用你的網域名義寄信。 v=spf1 include:_spf.example-mail.com include:_spf.other.com ~all 要納入的所有來源 企業郵件服務 網站主機——表單通知、系統信件都從這裡寄出 電子報平台 客服或行銷系統 其他會以你的網域寄信的服務 漏掉網站主機是最常見的疏失。 症狀是：員工的信正常，但網站的表單通知信進垃圾桶。 相關排查見公司信箱收不到信或被當垃圾信怎麼查。 兩個常見錯誤 一、設定多筆 SPF 記錄。 一個網域只能有一筆 SPF，多筆會導致驗證失敗。要合併成一筆，不是各自新增。 二、查詢次數超過上限。 SPF 的解析有次數限制，串接太多服務時可能超出。若遇到這種情況，需要簡化或改用其他方式。 結尾的設定 ~all——驗證失敗時標記為可疑，較寬鬆 -all——驗證失敗時直接拒絕，較嚴格 建議先用寬鬆的設定觀察一段時間，確認所有合法來源都已納入，再考慮收緊。 DKIM：為信件加上簽章 寄件伺服器用私鑰為信件簽章，收件方用你在 DNS 中公布的公鑰驗證。 設定方式 在郵件服務商的後台啟用 DKIM，取得一組記錄 把該記錄加到 DNS 回到服務商後台確認驗證通過 注意事項 每個寄信來源需要各自設定——郵件服務、電子報平台各有各的 記錄值通常很長，複製時注意不要斷行或漏字 部分 DNS 服務對長度有限制，可能需要分段處理 DMARC：宣告處理方式 它告訴收件方：如果驗證沒通過，該怎麼處理這封信。同時可以取得驗證的統計報告。 v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-report@example.com 三種處理政策 設定意義建議 p=none不做處理，僅收集報告從這裡開始 p=quarantine放入垃圾信匣確認無誤後 p=reject直接拒收完全確認後 建議的導入順序 先設 p=none 並指定報告收件地址 觀察報告數週——確認有哪些來源在用你的網域寄信 把遺漏的合法來源補進 SPF 與 DKIM 確認所有合法信件都通過驗證後，再調整為較嚴格的政策 不要一開始就設嚴格政策。 若有合法來源沒納入，那些信會被直接拒收——包含可能是重要的系統通知。 為什麼 DMARC 值得做 防止他人偽冒你的網域寄詐騙信——這是實際會發生的商業風險 提高整體的送達率 透過報告掌握有哪些來源在用你的網域——常會發現忘記的服務 部分收件服務對大量寄件者已要求具備這些設定 設定後的驗證 用線上工具檢查各項記錄——確認語法正確、沒有重複 寄一封測試信到外部信箱，檢視原始檔中的驗證結果 從網站表單送出一次，確認通知信也通過驗證 觀察 DMARC 報告數週 第三項最容易被忽略——網站的通知信與員工的信是不同的來源。 DNS 變更的生效時間 修改後不會立即生效，需要等待擴散。MX 記錄的變更建議提前調低存活時間，讓切換能更快完成。 詳見改了 DNS 要多久才生效。 各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。

Question 3

公司信箱怎麼規劃？帳號、別名與離職處理

Accepted Answer

公司信箱要開幾個？ 別名和正式帳號差在哪？ 員工離職信箱要怎麼處理？ 通知信要寄到誰的信箱？

用職務型信箱，不要用個人名稱 這是最重要的原則。 不建議建議 mary@service@ 或 sales@ chen@info@ 為什麼 人員異動時不必更改對外資訊——名片、網站、型錄、廣告都不用重印 可以多人共用或轉交 離職時交接單純 系統通知寄到職務型信箱，才不會因離職而漏收 最後一項是實務上最常出事的。 網域到期通知、主機警告、搜尋主控台的安全通知，若寄到已離職員工的個人信箱，就等於沒有人在看。 建議的基本配置 對外的職務型信箱 info@——一般聯絡 service@——客服 sales@——業務 hr@——徵才 billing@——帳務 系統與管理用 webmaster@ 或 admin@——網站與主機相關的通知 no-reply@——系統自動寄出的通知信 dmarc@——接收驗證報告 個人信箱 員工仍可有個人信箱用於一對一往來，但對外公開的聯絡方式應使用職務型信箱。 付費帳號、別名與群組的差別 付費帳號別名群組 獨立登入可以不可視設定 獨立儲存空間有無視設定 多人共用不建議—可以 是否計費計費通常免費通常免費 怎麼省費用 不是每個對外信箱都需要一個付費帳號。 只有一個人處理——用別名指向該員工的帳號即可 多人需要一起看——用群組，成員都能收到 需要獨立登入與保存——才需要付費帳號 例如 info@、sales@、service@ 若都由同一位同仁處理，用別名就夠了，不必開三個付費帳號。 共用信箱的處理 多人一起看同一個信箱時，最常見的問題是「兩個人都以為對方回了」或「同一封信被回覆兩次」。 建議做法 指定主要負責人與代理人 約定回覆時效 用標籤或資料夾標記處理狀態 回覆後在信件上標註已處理 若詢問量大，建議把表單詢問存進網站後台並標記處理狀態，不要只靠信箱管理。見表單資料存哪裡。 網站通知信的收件規劃 寄到職務型信箱，不要用個人信箱 可以同時通知多人，但要指定主要負責人 不同表單可以通知不同對象——詢價給業務、應徵給人資 後台應能自行修改通知信箱，不必每次請廠商調整 備援的建議 若表單是主要的詢問來源，建議同時通知兩個不同網域的信箱——例如公司信箱加一個外部信箱，避免單一服務故障時完全漏接。 離職時的處理 這是最容易出問題的環節。建議的流程： 停用登入權限——立即執行 設定信件轉寄——轉到接手者或主管 設定自動回覆——告知寄件者新的聯絡窗口 保留信箱一段時間——建議數個月，避免漏接 確認該信箱有無綁定重要服務——見下段 移除其他系統的權限——後台、分析工具、社群、廣告帳戶 第五項最常被忽略 離職員工的信箱可能綁定了： 網域註冊商的帳號 主機控制台 搜尋主控台與分析工具 社群平台的管理權限 各種服務的到期通知 直接刪除信箱，可能導致這些服務無法接收通知，甚至無法重設密碼。 應先確認並轉移，再考慮刪除。相關的權限盤點見後台帳號與權限怎麼規劃。 容量與保存 定期檢視容量使用狀況——滿了會開始退信 大型附件建議改用檔案分享連結 約定信件的保存期限——並考量法規與稽核需求 重要往來另外存檔——不要只依賴信箱 信箱不是備份 信箱中的資料若因誤刪、帳號問題而消失，可能無法復原。重要的合約、報價往來建議另外歸檔。 個資的考量 信件中常包含客戶的個人資料。要注意： 不要把含個資的檔案用通訊軟體外傳 群發信件時使用密件副本——把所有收件人放在同一欄，等於讓他們互相看到彼此的信箱，這就是一次外洩 離職時確實移除存取權限 保存期限應納入整體的個資管理 見網站會蒐集到哪些個資。 規劃時的檢查清單 對外公開的信箱都是職務型的嗎？ 系統通知寄到有人固定查看的信箱嗎？ 能用別名或群組取代的，有沒有開成付費帳號？ 共用信箱有指定負責人嗎？ 離職流程包含信箱與權限的處理嗎？ 重要服務綁定的信箱是職務型的嗎？ 各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。

Question 4

郵件的安全防護與詐騙防範

Accepted Answer

有人冒用我們公司名義寄信怎麼辦？ 收到要求變更匯款帳號的信 信箱被盜了要做什麼？ 怎麼判斷是不是詐騙信？

郵件是詐騙的主要管道 對企業而言，郵件相關的風險有兩個方向： 你的員工被騙——釣魚信件、假冒的付款通知 別人假冒你的名義騙你的客戶——這會直接損害商譽 兩者的防範方式不同，都需要處理。 防止他人假冒你的網域 這是技術上可以大幅改善的一項。 完整設定寄件驗證機制之後，偽冒你網域的信件會被收件方判定為可疑並攔截。 三個必要的設定 SPF——宣告哪些來源可以用你的網域寄信 DKIM——為信件加上數位簽章 DMARC——宣告驗證失敗時的處理方式 只設 SPF 是不夠的。 三者搭配才能有效防範，設定方式見郵件的 DNS 設定。 還可以做的 註冊近似的網域——常見的錯字變體、不同的結尾，避免被用來假冒。見要不要註冊近似網域 在網站上公告正式的聯絡管道——讓客戶有查證的依據 常見的詐騙手法 一、假冒主管要求匯款 假冒公司負責人或主管，以急件為由要求財務人員匯款。常挑主管出差或休假期間。 二、變更匯款帳號的通知 假冒供應商，通知「本公司帳號變更」，要求把貨款匯到新帳戶。 這是損失金額最大的一類。 三、假冒服務商的通知 假冒網域註冊商、郵件服務、社群平台，聲稱帳號將被停用或需要驗證，誘導點擊連結輸入帳密。 四、附件夾帶惡意程式 偽裝成報價單、發票、履歷、快遞通知的附件。 五、假發票或假訂單 看似正常的商業往來信件，但夾帶惡意連結或附件。 最有效的防範：核對機制 技術措施擋不掉所有信件，流程上的核對才是最後一道防線。 建議的規則 任何涉及匯款或帳號變更的要求，一律以電話向已知的聯絡人確認 用通訊錄中原有的電話，不要用信中提供的號碼 大額匯款需要兩人以上確認 不因「急件」而跳過流程——製造急迫感正是詐騙的手法 第二項最關鍵。 詐騙信中提供的聯絡電話，接電話的就是詐騙者。 辨識可疑信件的檢查點 寄件地址是否有細微差異——多一個字母、少一個字母、不同的結尾 顯示名稱與實際地址是否一致——顯示名稱可以任意設定 是否製造急迫感——限時、立即、否則將停用 連結的實際目標——滑鼠移到連結上先看目標網址，不要直接點 要求提供帳密或匯款——正規服務商不會這樣要求 語氣或用詞與平常往來不同 服務商的通知怎麼確認 不要點信中的連結。 自行開啟該服務的官方網址登入查看——真正的通知會出現在帳號內部。 帳號的保護 一、開啟兩步驟驗證 這是最有效的單一措施。 即使密碼外洩，攻擊者也無法登入。 應要求所有員工開啟，管理者帳號更是必須。 二、密碼管理 不同服務使用不同密碼 不要在多個服務重複使用 使用密碼管理工具 信箱密碼特別重要——因為多數服務的密碼重設都是透過信箱。信箱被入侵等於所有服務都可能被接管。 三、檢查異常 定期查看登入紀錄 檢查是否被設定了自動轉寄——這是帳號被入侵後常見的手法，攻擊者會偷偷把信件轉寄到外部 檢查是否有不認識的授權應用程式 自動轉寄的檢查很重要，因為它不會影響正常收信，很難察覺。 信箱被入侵的處理 立即更改密碼 開啟兩步驟驗證 登出所有裝置 檢查並移除可疑的自動轉寄與過濾規則 檢查已寄郵件——是否有以你名義寄出的信 通知可能受影響的客戶與同事 檢查該信箱綁定的其他服務——可能已被接管 若涉及個資外洩，依規定處理 第七項要特別注意：信箱是重設密碼的管道，被入侵後其他服務也可能受影響。 個資事故的處理見個資事故的通報與應變。 員工教育比技術措施更重要 多數郵件相關的損失，是人為判斷失誤造成的。建議明確告知： 不點來路不明的連結與附件 匯款相關一律電話確認 不在信件中傳送帳號密碼 收到可疑信件要回報，不要自行處理 發現異常立即通報 建立回報管道 要讓員工敢回報。 如果員工擔心被責備而隱瞞，問題會延誤處理。 「不小心點了可疑連結」若能立即回報，多數還來得及處理；隱瞞數天則可能已造成損害。 備份與保存 不要把信箱當成唯一的檔案儲存處 重要往來另外歸檔——合約、報價、驗收紀錄 了解服務商的信件保留政策——刪除後可復原多久 若有稽核需求，確認是否有信件保存功能 各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。

Question 5

郵件搬遷的流程與注意事項

Accepted Answer

換企業信箱要怎麼搬？ 舊信件可以一起搬過去嗎？ 切換期間的信會不會不見？ 搬完後有些信收不到

郵件搬遷比網站搬遷麻煩 原因有三個： 信件會持續進來——切換期間的信可能分散在新舊兩邊 歷史信件要搬移——資料量可能很大 影響是立即且明顯的——收不到信，業務馬上受影響 所以規劃要比網站搬遷更謹慎。 搬遷前的盤點 列出所有信箱——包含很少用的、以及純轉寄的 確認各信箱的資料量 列出所有轉寄與別名設定——這一項最常被遺漏 列出各信箱綁定的服務——網域註冊商、主機、分析工具 確認目前的 DNS 記錄——MX、SPF、DKIM、DMARC 確認是否有郵件群組或共用信箱 第三項與第四項最容易出事 轉寄設定——舊系統上設了 info@ 轉寄到某人，搬遷後忘了設，那些信就靜默消失了。 綁定的服務——若某個信箱是網域註冊商的聯絡地址，搬遷期間若無法收信，剛好遇到需要驗證時就麻煩了。 搬遷的建議流程 第一階段：新環境準備 在新服務建立所有信箱與群組 設定與舊系統相同的轉寄與別名 完成網域驗證 設定 SPF、DKIM——但先不要改 MX 設定 DMARC（若尚未設定） 第二階段：搬移歷史信件 多數服務商提供搬移工具，可從舊系統匯入。要注意： 資料量大時需要較長時間——可能數小時到數日 先搬一個信箱測試，確認結果正確再全部執行 確認資料夾結構、標籤是否保留 確認中文的主旨與內容沒有亂碼 歷史信件可以在切換 MX 之前先搬，切換後再補搬一次差異的部分。 第三階段：切換 MX 提前調低 DNS 的存活時間——建議提前一到兩天 選在離峰時段——例如週五晚間或假日 修改 MX 記錄為新服務的值 務必移除舊的 MX 記錄 同步更新 SPF——移除舊服務、確認新服務已納入 第四項是最常見的錯誤。 舊記錄殘留會造成部分信件送到舊系統，症狀是「有些信收得到有些收不到」。 第四階段：驗證 從外部信箱寄測試信到每一個信箱 從新信箱寄信到外部，確認不會進垃圾桶 測試轉寄與別名是否正常 從網站表單送出一次，確認通知信收得到 檢視測試信的原始檔，確認驗證都通過 第五階段：善後 舊服務保留一段時間——建議至少兩週到一個月 期間持續檢查舊信箱是否還有新信進來 補搬切換期間的信件 更新綁定該信箱的各項服務 確認所有員工都能正常收發 切換期間的信件分流 DNS 擴散期間，部分寄件方會用新的 MX，部分還在用舊的。 降低影響的做法 提前調低存活時間——縮短擴散時間 選在信件量最少的時段 切換後持續檢查舊信箱，把漏接的信轉過去 必要時在舊系統設定轉寄到新信箱 最後一項很實用——在舊系統設定全部轉寄到新信箱，即使有信送到舊系統也不會漏掉。 常見問題與排查 切換後完全收不到信 確認 MX 記錄是否正確且已生效 確認舊記錄已移除 確認新服務端的網域驗證已完成 確認信箱確實已建立 有些收得到有些收不到 典型的舊 MX 記錄殘留症狀，或 DNS 尚未完全擴散。 寄出去的信進垃圾桶 確認 SPF 已包含新服務 確認 DKIM 已設定且驗證通過 檢查是否有多筆 SPF 記錄 確認網域或位址是否在黑名單中 詳細排查見公司信箱收不到信或被當垃圾信怎麼查。 網站表單的通知信收不到 網站主機是獨立的寄信來源，必須另外納入 SPF。這是搬遷後最常被遺漏的一項。 另外要確認寄件位址的設定——不要把寄件人設成填表者的信箱，那等於以他人網域名義寄信，幾乎必然被擋。 見表單資料存哪裡、通知信收不到怎麼辦。 搬遷後的一週檢查 每天確認舊信箱是否還有新信 詢問各部門是否有收發異常 確認自動寄出的系統通知都正常 檢視 DMARC 報告，確認沒有遺漏的合法來源 確認行動裝置都已重新設定完成 第五項容易被忽略——員工的手機需要重新設定帳號，若沒有明確通知，可能有人一直以為信箱壞了。 給員工的通知範本要包含 切換的時間 切換期間可能的影響 行動裝置需要重新設定的步驟 新的登入網址 遇到問題時的聯絡窗口 提前通知，並準備好簡單的設定教學，可以省下大量的個別協助時間。 一個避免麻煩的建議 不要同時搬遷網站與郵件。 兩者一起做，出問題時難以判斷原因，而且工作量與風險都會疊加。 建議先搬郵件、確認穩定後再搬網站——因為郵件中斷的影響較立即，值得單獨處理。 網站搬遷的流程見主機搬遷的完整流程。 各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。

記錄	作用	缺少會怎樣
MX	指定由誰接收你的信	完全收不到信
SPF	宣告哪些來源可以用你的網域寄信	信件容易被判為垃圾
DKIM	為信件加上數位簽章	可信度下降
DMARC	宣告驗證失敗時該怎麼處理	偽冒難以防範

設定	意義	建議
`p=none`	不做處理，僅收集報告	從這裡開始
`p=quarantine`	放入垃圾信匣	確認無誤後
`p=reject`	直接拒收	完全確認後

	付費帳號	別名	群組
獨立登入	可以	不可	視設定
獨立儲存空間	有	無	視設定
多人共用	不建議	—	可以
是否計費	計費	通常免費	通常免費