後台帳號與權限怎麼規劃？

不要全公司共用一組帳號

這是最常見、也最容易出事的做法。共用帳號的三個問題：

• 出問題時查不出是誰做的——內容被刪、設定被改，沒有人承認
• 人員離職後無法個別停用——只能全部改密碼，再通知所有人
• 密碼流通範圍失控——傳過 LINE、寫在便利貼上、離職員工還記得

正確做法是一人一個帳號，並依職務給予需要的權限。

權限分級的常見設計

不是每個網站都需要五種角色。小公司兩到三種通常就夠，重點是「管理員」與「一般編輯」要分開。

最小權限原則

給每個人剛好夠用的權限就好，不必為了方便而全部開放。

實際的好處：新人誤刪整個分類、或不小心改到系統設定的機率會大幅降低。 這類意外遠比惡意破壞常見。

特別該限制的項目

• 帳號管理
• 系統設定與網站基本資料
• 選單結構
• 刪除功能——可考慮改為「下架」而非真正刪除

密碼與登入安全

• 不要用預設帳號名稱——例如 admin，這是最常被嘗試的
• 密碼要有一定長度與複雜度，且不與其他服務共用
• 不要透過通訊軟體傳送密碼——若必須，事後請對方立即更改
• 離職當天就停用帳號，不要等到想起來
• 後台網址不要用最常見的路徑——這不是真正的安全機制，但能減少自動化的嘗試

如果系統支援兩步驟驗證，建議至少為管理員帳號開啟。

人員異動的交接

這是實務上最常斷掉的環節。負責網站的同仁離職，帳號沒交接、廠商聯絡窗口不知道換人、連後台網址都找不到。

建議建立一份清單

這份清單要存在公司的共用文件中，不要只存在承辦人的個人電腦或瀏覽器裡。 並指定一位代理人也知道存放位置。

交接時該做的四件事

1. 新增接手者的帳號，而不是把舊帳號的密碼給他
2. 確認接手者能實際完成日常操作——請他當場發一則測試消息
3. 停用離職者的帳號
4. 通知配合廠商窗口變更——避免對方仍把重要通知寄給已離職的人

分析工具的帳號歸屬特別注意

Search Console 與流量分析工具，常常是當初的承辦人用個人帳號建立的。人一走，歷史數據就跟著鎖住了。

建議一開始就用公司的職務型帳號建立，並加入至少兩位管理員。這件事在網站上線時就該處理，事後補救往往需要重新驗證，甚至遺失既有資料。