網站會蒐集到哪些個資？盤點與最小化

先盤點，才知道要保護什麼

多數企業低估了自己手上有多少個人資料。除了明顯的會員與訂單，還有很多是「順便」收集到的。

盤點的目的有三：確認每一項的必要性、決定保存期限、以及在發生事故時能快速判斷影響範圍。

網站會蒐集到的九類資料

三個最容易被遺忘的

應徵履歷——通常包含出生年月日、身分證字號、學經歷、照片，敏感度很高，卻常常隨意存放在共用資料夾中。

備份檔案——備份是所有資料的完整複本。如果備份沒有妥善保管，前面所有的保護都白費了。

匯出的檔案——把名單匯出成試算表之後，那份檔案就脫離了系統的權限控管。

最小蒐集：每個欄位都要說得出用途

判斷標準很單純：沒有這個資訊，你就無法完成該項服務嗎？

常見的多餘欄位

• 身分證字號——除非有法規上的必要，一般企業網站不應蒐集
• 生日——除非確實會用於行銷活動
• 地址——除非要寄送實體物品
• 公司統編——結帳需要開發票時再問
• 預算範圍——第一次接觸就問，多數人不願意回答

少收一個欄位，就少一份責任，而且送出率還更高。 表單設計的原則見網站表單有哪些類型。

信用卡資料不要自己存

這一項要特別強調。串接金流服務時，卡號應由金流業者處理，網站端不保存。

這不只是安全考量，也大幅降低了自身的責任範圍——你沒有的資料，就不會從你這裡外洩。

誰看得到：權限控管

後台的會員與訂單資料，常常是所有登入者都看得到。這在人多的公司是風險。

建議

• 依職務給予檢視權限——編輯內容的同仁不需要看客戶名單
• 匯出功能單獨限制——這是資料大量外流最可能的途徑
• 保留操作紀錄——誰查看、誰匯出
• 離職當天移除權限

權限規劃見後台帳號與權限怎麼規劃。

匯出檔案的管理

這是實務上最容易失控的環節。名單被匯出成試算表之後：

• 存在個人電腦或私人雲端
• 用通訊軟體傳給同事
• 寄給外部的行銷公司
• 離職時整份帶走

建議的規範

• 非必要不匯出
• 匯出後不外傳，用完即刪除
• 不使用個人的雲端空間存放
• 若必須提供給外部，在合約中約定保密義務與使用範圍

保存期限：資料不是留越久越好

這是最常被忽略的一項。三年前的一筆詢問，若已經沒有後續，繼續保存只是增加風險而沒有效益。

建議的做法

1. 依資料類型訂定保存期限——例如未成交的詢問保留一至兩年
2. 已成交的客戶資料轉入正式的客戶管理，不留在表單紀錄中
3. 定期清理，或設定自動刪除機制
4. 把處理方式寫入隱私權政策

注意備份中的資料

刪除了系統中的資料，備份中可能還有。備份的保留期限也應納入考量，並在政策中一併說明。

分析與廣告工具的注意事項

• 不要在追蹤事件中傳送個人資料——姓名、電話、Email 不應出現在網址參數或事件名稱中
• 隱私權政策中應說明使用了哪些工具
• 若有歐洲等地區的訪客，需留意當地對追蹤同意的規範
• 帳號應歸屬公司，不是個人或廠商——見分析工具怎麼安裝與驗證

做一份資料清冊

這是後續所有工作的基礎——發生事故時，它決定你能多快判斷影響範圍。

建議每年更新一次，並在新增系統或服務時同步調整。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。