公司信箱怎麼規劃？帳號、別名與離職處理

用職務型信箱，不要用個人名稱

這是最重要的原則。

為什麼

• 人員異動時不必更改對外資訊——名片、網站、型錄、廣告都不用重印
• 可以多人共用或轉交
• 離職時交接單純
• 系統通知寄到職務型信箱，才不會因離職而漏收

最後一項是實務上最常出事的。 網域到期通知、主機警告、搜尋主控台的安全通知，若寄到已離職員工的個人信箱，就等於沒有人在看。

建議的基本配置

對外的職務型信箱

• info@——一般聯絡
• service@——客服
• sales@——業務
• hr@——徵才
• billing@——帳務

系統與管理用

• webmaster@ 或 admin@——網站與主機相關的通知
• no-reply@——系統自動寄出的通知信
• dmarc@——接收驗證報告

個人信箱

員工仍可有個人信箱用於一對一往來，但對外公開的聯絡方式應使用職務型信箱。

付費帳號、別名與群組的差別

怎麼省費用

不是每個對外信箱都需要一個付費帳號。

• 只有一個人處理——用別名指向該員工的帳號即可
• 多人需要一起看——用群組，成員都能收到
• 需要獨立登入與保存——才需要付費帳號

例如 info@、sales@、service@ 若都由同一位同仁處理，用別名就夠了，不必開三個付費帳號。

共用信箱的處理

多人一起看同一個信箱時，最常見的問題是「兩個人都以為對方回了」或「同一封信被回覆兩次」。

建議做法

• 指定主要負責人與代理人
• 約定回覆時效
• 用標籤或資料夾標記處理狀態
• 回覆後在信件上標註已處理

若詢問量大，建議把表單詢問存進網站後台並標記處理狀態，不要只靠信箱管理。見表單資料存哪裡。

網站通知信的收件規劃

• 寄到職務型信箱，不要用個人信箱
• 可以同時通知多人，但要指定主要負責人
• 不同表單可以通知不同對象——詢價給業務、應徵給人資
• 後台應能自行修改通知信箱，不必每次請廠商調整

備援的建議

若表單是主要的詢問來源，建議同時通知兩個不同網域的信箱——例如公司信箱加一個外部信箱，避免單一服務故障時完全漏接。

離職時的處理

這是最容易出問題的環節。建議的流程：

1. 停用登入權限——立即執行
2. 設定信件轉寄——轉到接手者或主管
3. 設定自動回覆——告知寄件者新的聯絡窗口
4. 保留信箱一段時間——建議數個月，避免漏接
5. 確認該信箱有無綁定重要服務——見下段
6. 移除其他系統的權限——後台、分析工具、社群、廣告帳戶

第五項最常被忽略

離職員工的信箱可能綁定了：

• 網域註冊商的帳號
• 主機控制台
• 搜尋主控台與分析工具
• 社群平台的管理權限
• 各種服務的到期通知

直接刪除信箱，可能導致這些服務無法接收通知，甚至無法重設密碼。

應先確認並轉移，再考慮刪除。相關的權限盤點見後台帳號與權限怎麼規劃。

容量與保存

• 定期檢視容量使用狀況——滿了會開始退信
• 大型附件建議改用檔案分享連結
• 約定信件的保存期限——並考量法規與稽核需求
• 重要往來另外存檔——不要只依賴信箱

信箱不是備份

信箱中的資料若因誤刪、帳號問題而消失，可能無法復原。重要的合約、報價往來建議另外歸檔。

個資的考量

信件中常包含客戶的個人資料。要注意：

• 不要把含個資的檔案用通訊軟體外傳
• 群發信件時使用密件副本——把所有收件人放在同一欄，等於讓他們互相看到彼此的信箱，這就是一次外洩
• 離職時確實移除存取權限
• 保存期限應納入整體的個資管理

見網站會蒐集到哪些個資。

規劃時的檢查清單

1. 對外公開的信箱都是職務型的嗎？
2. 系統通知寄到有人固定查看的信箱嗎？
3. 能用別名或群組取代的，有沒有開成付費帳號？
4. 共用信箱有指定負責人嗎？
5. 離職流程包含信箱與權限的處理嗎？
6. 重要服務綁定的信箱是職務型的嗎？

各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。