換廠商時該拿到什麼？完整交接清單
交接的原則：能帶走的才是資產
更換維護廠商時，最重要的問題是：哪些東西是你的，哪些是廠商的？
這個問題如果到要換廠商時才問，通常已經太晚。合作之初就該釐清並寫進合約。
一、網域：最優先確認的一項
- 註冊人應登記為業主公司，不是廠商
- 確認能自行登入註冊商的管理介面
- 確認到期日與續約方式
- 確認聯絡信箱是公司的，不是廠商或離職員工的
為什麼最優先
網域是所有東西的根。 沒有網域的控制權，網站與郵件都受制於人，而且沒有替代方案。
二、主機與資料庫
- 主機商名稱、方案、控制台網址與帳號
- 檔案傳輸的帳號與路徑
- 資料庫名稱、帳號、版本
- 完整的網站備份——含檔案與資料庫
- 主機的到期日與續約方式
備份要當場驗證
不要只收到一個檔案就簽收。 應確認：
- 能正常解壓縮
- 包含資料庫，不只是檔案
- 資料筆數與正式站相符
- 中文顯示正常
驗證方式見還原演練。
三、程式碼與設計原始檔
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 網站原始碼 | 依合約約定的範圍 |
| 資料庫結構說明 | 有的話最好 |
| 設計原始檔 | 視合約是否包含 |
| 標誌的向量檔 | 務必取得 |
| 技術文件 | 特殊設定的說明 |
標誌的向量檔要特別提
這是最常被遺漏、日後最麻煩的一項。 只有網頁用的小圖檔，日後要印招牌、做名片、放大使用時就無法處理。
見標誌與向量檔案。
開放原始碼系統的說明
若網站基於開放原始碼系統開發，常見的約定是：業主付清價款後保有本案的修改權，核心系統的著作財產權依該開放原始碼的授權規範。
這是合理的安排。權利歸屬見網站的著作權歸誰。
四、素材與授權
- 使用了哪些商業模板或外掛
- 圖庫素材的來源與授權證明
- 字體的授權狀態
- 各項授權登記在誰名下
- 訂閱制授權的到期日
最關鍵的是登記名義
如果模板、外掛、字體是廠商用自己的帳號購買的，換廠商後可能失去更新權利，甚至需要重新購買。
無法更新的外掛是實際的資安風險——發現漏洞時補不了。
五、DNS 與郵件
- DNS 管理在哪裡——註冊商、主機商、還是第三方服務
- 完整的 DNS 記錄清單——建議截圖保存
- 郵件服務的管理帳號
- 信箱清單、轉寄與別名設定
驗證用的 TXT 記錄最容易被漏掉——搜尋主控台、寄件驗證、第三方服務的驗證。
六、行銷與分析工具
| 項目 | 要確認 |
|---|---|
| 搜尋主控台 | 擁有權在公司帳號 |
| 流量分析 | 擁有權、歷史資料 |
| 廣告帳戶 | 帳戶在公司名下 |
| 追蹤像素 | 屬於公司的廣告帳戶 |
| 商家檔案 | 擁有者權限 |
| 社群帳號 | 管理者名單 |
廣告帳戶的資產最容易失去
若帳戶在廠商名下，換廠商時會失去：歷史成效資料、再行銷名單、帳戶的學習成果、轉換設定。
這些是多年累積的資產，重建需要時間與預算。見廣告代操的常見問題與判斷。
分析工具不要重建
沿用既有帳號才能保留歷史資料。 重新建立等於過去的數據全部斷掉，無法做年度比較。
七、串接與第三方服務
- 金流的商店代號與設定
- 物流與電子發票的帳號
- 簡訊或通知服務
- 各項 API 的金鑰與到期日
- 接收改版通知的信箱
最後一項很重要——服務商的規格變更通知會寄到申請時留的信箱，若那是廠商的信箱，你就收不到了。
八、營運相關
- 後台管理員帳號——並移除廠商不再需要的帳號
- 各項到期日總表
- 已知問題的清單
- 維護紀錄——做過哪些調整
- 技術支援的聯絡窗口
交接的執行方式
建議的流程
- 提前告知並約定交接時間
- 提供交接清單——依上述項目逐一列出
- 安排交接會議——新舊廠商與業主三方在場最理想
- 逐項確認並簽收
- 當場驗證關鍵項目——備份、帳號能否登入
- 保留一段重疊期——舊廠商可回答問題
重疊期的價值
建議約定一到二週的重疊期，讓新廠商接手後遇到問題時還能詢問。
這對雙方都好——舊廠商能體面地結束，業主能降低風險。
交接後要做的事
- 更改所有密碼——後台、主機、資料庫、檔案傳輸
- 移除舊廠商的權限——各系統逐一檢查
- 確認通知信箱都改為公司的
- 自行下載一份完整備份
- 確認各項功能正常運作
第一項與第二項應該在交接完成後立即執行，這不是不信任，而是標準的作業程序。
如果廠商不配合
這是實務上會遇到的情況。可行的做法：
- 依合約主張——若合約有約定交付項目
- 從自己能控制的部分著手——網域若在自己名下，至少能重新指向
- 從前台抓取內容——雖然不完整，但能保留文字與圖片
- 評估重建——有時候比追討更快
這也是為什麼要事先約定
合約中應明確寫出：合作結束時應交付哪些項目、以什麼形式、多久內完成。
從一開始就避免被綁住
與其在換廠商時費力取回，不如在合作之初就安排好：
- 網域自行註冊，註冊人登記公司
- 主機帳號用公司名義申請
- 分析工具與廣告帳戶用公司帳號建立，廠商加為使用者
- 圖庫與模板授權用公司帳號購買
- 合約中明定原始碼與素材的交付
- 定期自行下載備份
這六件事的成本幾乎為零，但它們決定了日後的自由度。
正派的廠商不會反對這樣的安排——如果對方堅持要把資產放在自己名下，那本身就是需要留意的訊號。
各服務商與廠商的作業方式差異很大，本文說明的是盤點與風險控管的原則。實際的交接內容與流程，建議以合約約定為準並逐項確認。