多人使用後台要注意什麼？

多人使用的三個典型問題

1. 互相覆蓋——兩個人同時編輯同一篇，後存的蓋掉先存的
2. 權限過大——每個人都能改所有東西，包含不該動的設定
3. 不知道誰改的——出問題時無從追查

這三個問題都有對應的處理方式。

權限分級：每個人剛好夠用

多數系統支援不同層級的帳號。常見的分法：

三個原則

• 一人一個帳號，不要共用——共用就無法追溯是誰操作的
• 給剛好夠用的權限——不是每個人都需要管理員
• 管理員至少兩人——避免唯一的人請假或離職時無法處理

「一人一帳號」是最基本也最常被違反的。 共用帳號在出問題時完全無法釐清責任。

權限規劃的完整說明見後台帳號與權限怎麼規劃。

誰該有管理員權限

管理員可以更改系統設定、新增或移除帳號，改錯了可能影響整個網站。

建議

• 公司內部負責人一位、代理人一位
• 廠商給編輯或技術權限即可，不必是管理員
• 一般編輯內容的同仁不需要管理員權限

廠商的權限

維護廠商需要權限來協助處理，這是合理的。但擁有權應該在你手上——你要能隨時新增或移除任何人的權限。

這與網域註冊人、分析工具帳號是同樣的道理。

避免互相覆蓋

兩個人同時編輯同一筆內容時，後存檔的會蓋掉先存的，而且通常沒有警告。

系統面

部分系統有編輯鎖定或版本紀錄的功能。驗收時可以確認有沒有這些機制。

流程面

更實際的是建立約定：

• 分工明確——各人負責不同的單元
• 要改別人的內容前先說一聲
• 大幅修改前先複製一份內容到外部——最簡單的保險

最後一項成本極低但很有用。 把原本的內文複製到文字檔中，改壞了隨時可以貼回來。

建立審核流程

如果內容需要主管確認才能發布，可以：

• 用草稿狀態等待審核——編輯存草稿，主管確認後發布
• 權限上區分——編輯只能存草稿，發布權限給特定人員

什麼情況需要審核

• 對外的正式公告
• 價格、規格等會造成爭議的資訊
• 涉及客戶或合作對象的內容

一般的日常更新不必每則都審核——流程太重會讓人乾脆不更新。

操作紀錄

如果系統有記錄「誰在什麼時候做了什麼」，這在幾種情況下很有價值：

• 內容被誤改時追查原因
• 釐清是操作問題還是系統問題
• 發現異常登入

這也是「一人一帳號」的價值所在——共用帳號的話，紀錄就沒有意義了。

見操作紀錄、備份與資料救回。

人員異動的處理

新人加入

1. 建立新帳號，不要沿用別人的
2. 給予適當的權限
3. 提供操作說明
4. 先用測試資料練習，不要直接編輯正式內容

離職

1. 當天停用帳號
2. 確認他的帳號有沒有綁定重要通知——見下段
3. 檢查是否還有其他系統的權限——分析工具、社群、廣告帳戶
4. 交接未完成的內容

最容易出事的一項

離職員工的信箱可能是各種系統的註冊信箱——後台的密碼重設、網域到期通知、主機警告。

直接停用信箱可能導致這些通知收不到，甚至無法重設密碼。應先確認並轉移，再處理信箱。

定期檢查帳號清單

建議每半年做一次：

1. 列出目前所有帳號
2. 確認每個人是否仍需要這個權限
3. 移除離職與不再合作的
4. 檢查有沒有不認識的帳號——這可能是入侵的跡象

長期經營的網站，後台常常累積了一堆早已離職或結束合作的帳號。

密碼的基本要求

• 不與其他服務共用
• 不要用公司名稱加年份
• 管理員開啟兩步驟驗證
• 不要把密碼寫在共用文件中——用密碼管理工具
• 離職時更改共用的密碼（如果有的話）

一份簡單的分工文件

建議把以下內容寫下來，放在公司的共用位置：

這份文件在人員異動時最有價值。