後台管理系統

媒體庫會越來越大

網站經營一段時間後，上傳的圖片與檔案會持續累積。常見的問題：

• 找不到之前上傳過的檔案，只好重複上傳
• 空間被佔滿
• 不敢刪除，因為不確定哪裡在用

建立一點習慣就能避免這些問題。

上傳前的命名習慣

這是最有效的一項。檔名決定了日後找不找得到。

三個原則

• 用英文小寫，連字號分隔
• 描述內容，不是描述來源
• 需要區分版本時加上日期或年份

檔名的詳細說明見圖片怎麼上傳才正確。

上傳前先找找有沒有

重複上傳同一張圖是很常見的浪費。上傳前先在媒體庫搜尋一下，尤其是常用的標誌、產品照。

如果檔名有意義，這一步只要幾秒鐘。

可下載的檔案

型錄、規格書、申請表這類檔案，通常做成 PDF 提供下載。

上傳前的三個處理

1. 壓縮檔案——設計軟體輸出的 PDF 可能很大，壓縮後通常能明顯縮小
2. 確認可以正常開啟——用不同裝置測試
3. 檢查內容——有沒有不該公開的資訊，例如成本、內部備註

第三項要特別注意

PDF 中可能殘留編輯時的註記、修訂紀錄或隱藏圖層。 公開前建議用最終版本重新輸出，而不是直接上傳工作檔。

檔案的版本管理

型錄每年更新時，常見兩種做法：

建議

用新檔名，並在檔名中加上年份或版本。

覆蓋同名檔案時，訪客的瀏覽器可能仍下載到舊版本——而且你自己測試時看到的可能是新版，很難察覺。

舊版本要不要刪

建議先保留一段時間再刪，因為可能有人已經分享了舊連結。

如果舊版有錯誤資訊必須立即下架，那就刪除並請廠商設定轉向到新版。

刪除檔案的風險

刪除媒體庫中的檔案，會讓所有引用它的頁面出現破圖或失效連結，而且不會有警告。

比較安全的做法

1. 先確認有沒有頁面在用——部分系統會顯示使用狀況
2. 不確定就不要刪
3. 要清理時分批進行，刪除後檢查前台

怎麼找出沒在用的檔案

如果檔案很多，可以請廠商協助盤點。不建議自己憑印象刪除。

空間的管理

主機空間有限，累積到一定程度會影響運作。

空間的主要消耗來源

• 未壓縮的圖片——最常見
• 系統自動產生的縮圖——一張圖可能產生多個尺寸
• 備份檔案
• 日誌檔案
• 已下架但未刪除的內容

空間快滿的症狀

• 無法上傳新檔案
• 網站出現錯誤或無法運作
• 主機商發出通知

建議把空間用量納入每季的檢查。 空間滿了造成的問題，症狀往往看起來與空間無關，容易誤判。

怎麼有效減少空間

1. 上傳前先壓縮——最根本的做法
2. 清理已確認沒在用的舊檔案
3. 確認備份沒有存在主機上——備份應該放在別的地方
4. 請廠商確認日誌有正常輪替

第三項要特別確認。 備份存在同一台主機不只佔空間，而且在主機出問題時會一起消失——那等於沒有備份。

見備份放哪裡。

大型檔案的替代做法

如果要提供很大的檔案（例如高解析度圖庫、影片），放在網站主機上不一定合適：

• 佔用大量空間
• 下載時消耗主機流量
• 可能影響網站的整體速度

替代方案

• 放在雲端硬碟並提供連結——最簡單
• 影片上傳到影音平台再嵌入——這是強烈建議的做法
• 使用專門的檔案儲存服務

影片特別要注意

不要把影片檔案直接放在網站主機上。 影片檔很大，會嚴重影響空間與載入速度。

用影音平台嵌入的方式，播放品質與相容性都比較好。

見影片與多媒體的規格。

需要限制存取的檔案

如果某些檔案只想給特定對象下載（例如經銷商的價目表）：

• 不要只靠「不放連結」——只要知道網址就能下載，而且可能被搜尋引擎收錄
• 應該用會員或密碼保護的機制
• 敏感檔案建議放在網站可存取範圍之外

「沒有人知道網址」不是安全機制。

每季的檢查

1. 空間用量是否接近上限
2. 有沒有明顯過大的檔案
3. 可下載的檔案是否為最新版本
4. 下載連結是否都還有效
5. 有沒有不該公開的檔案被放上去

先別慌，多數情況可以修正

後台的操作大部分是可逆的。真正無法復原的情況不多，而且通常有備份可以還原。

重要的是：發現問題後不要繼續操作，先判斷狀況。

依情況判斷

內容改錯了

最常見也最容易處理。

如果還沒儲存

直接離開不儲存即可。但要注意有些系統會自動儲存草稿。

如果已經儲存

• 看系統有沒有版本紀錄——部分系統會保留修改前的版本
• 沒有的話只能手動改回來

預防的習慣

大幅修改前，先把原本的內文複製到文字檔中。

這個動作只要幾秒鐘，但改壞了隨時可以貼回來。這是成本最低的保險。

誤刪內容

先確認系統有沒有回收機制

部分系統的刪除是「移到回收區」，還可以還原。先找找看有沒有這個功能。

如果是永久刪除

需要從備份還原。這時要考慮：

• 備份是什麼時候的——還原會回到那個時間點
• 之後新增的內容會不會被覆蓋

為了救回一則內容而還原整個資料庫，可能損失更多。

比較好的做法是請廠商從備份中只取出那一筆，而不是整體還原。

誤刪媒體庫的圖片

這個比較麻煩，因為所有引用該圖片的頁面都會破圖，而且不會有清單告訴你是哪些。

處理方式

1. 如果本機還有原檔，用相同檔名重新上傳——這樣引用的路徑可能就恢復了
2. 檔名不同的話，要逐一修正引用的頁面
3. 從備份還原該檔案

第一項最有效，所以上傳到網站的圖片，本機也應該保留一份。

改了設定之後網站異常

這是最需要謹慎的一類。

立即該做的

1. 停止繼續操作
2. 回想剛剛改了什麼——如果記得，先試著改回來
3. 如果改不回來或不確定，聯繫廠商
4. 把改動的內容告訴廠商——這能大幅縮短排查時間

不要做的

• 不要繼續嘗試其他設定——可能讓狀況更複雜
• 不要隱瞞改了什麼——廠商需要知道才能快速處理

誠實說明操作過程，是最快解決問題的方式。 沒有人會因為你動了設定而責備你，但隱瞞會讓排查多花好幾倍的時間。

還原的實際考量

從備份還原不是萬用的解法，要先了解代價：

還原會發生什麼

• 整個網站回到備份當時的狀態
• 備份之後新增的內容會消失——包含文章、訂單、會員、表單詢問
• 需要時間，期間網站可能無法使用

所以還原前要確認

1. 備份是什麼時候的
2. 那之後有沒有重要的新資料——訂單、詢問特別要注意
3. 能不能只還原部分——通常比整體還原損失小

「還原整個網站」通常是最後手段。

備份的說明見備份策略怎麼規劃。

什麼時候該找廠商

可以自己先處理的

• 內容顯示不如預期——先檢查草稿、分類、快取
• 版面因編輯而跑掉——用清除格式
• 圖片上傳失敗——先縮小壓縮
• 找不到某個功能——先看操作說明

應該立即聯繫的

• 整站無法開啟
• 出現錯誤訊息
• 資料異常或大量消失
• 懷疑被入侵——出現不是自己放的內容
• 改了設定後異常

不要因為「怕被罵」而拖延。 越早處理，損失越小。

回報問題的有效方式

提供這些資訊，能大幅加快處理：

• 哪一頁——完整網址
• 錯誤畫面的截圖——含錯誤訊息
• 你做了什麼操作
• 什麼時候開始的
• 是所有人都這樣還是只有你
• 用什麼裝置與瀏覽器

「網站怪怪的」需要來回確認很多次；附上截圖與網址，通常一次就能定位。

降低風險的五個習慣

1. 大幅修改前先複製一份內容到外部
2. 不確定的設定先不要動，或先問過
3. 優先使用「下架」而非「刪除」
4. 上傳到網站的圖片，本機也保留一份
5. 改動後到前台確認，含手機

這五個習慣涵蓋了大部分的風險。

最後：不要因為怕而完全不動

怕改壞而三年不更新網站，損失比偶爾改錯大得多。

後台是設計來讓你使用的。 只要避開系統設定、養成上述習慣，日常的內容更新是安全的。

真的不確定的地方，問一句比猜半天有效——多數廠商都樂意回答，這也是維護服務的一部分。