檔案與媒體庫的管理

媒體庫會越來越大

網站經營一段時間後，上傳的圖片與檔案會持續累積。常見的問題：

• 找不到之前上傳過的檔案，只好重複上傳
• 空間被佔滿
• 不敢刪除，因為不確定哪裡在用

建立一點習慣就能避免這些問題。

上傳前的命名習慣

這是最有效的一項。檔名決定了日後找不找得到。

三個原則

• 用英文小寫，連字號分隔
• 描述內容，不是描述來源
• 需要區分版本時加上日期或年份

檔名的詳細說明見圖片怎麼上傳才正確。

上傳前先找找有沒有

重複上傳同一張圖是很常見的浪費。上傳前先在媒體庫搜尋一下，尤其是常用的標誌、產品照。

如果檔名有意義，這一步只要幾秒鐘。

可下載的檔案

型錄、規格書、申請表這類檔案，通常做成 PDF 提供下載。

上傳前的三個處理

1. 壓縮檔案——設計軟體輸出的 PDF 可能很大，壓縮後通常能明顯縮小
2. 確認可以正常開啟——用不同裝置測試
3. 檢查內容——有沒有不該公開的資訊，例如成本、內部備註

第三項要特別注意

PDF 中可能殘留編輯時的註記、修訂紀錄或隱藏圖層。 公開前建議用最終版本重新輸出，而不是直接上傳工作檔。

檔案的版本管理

型錄每年更新時，常見兩種做法：

建議

用新檔名，並在檔名中加上年份或版本。

覆蓋同名檔案時，訪客的瀏覽器可能仍下載到舊版本——而且你自己測試時看到的可能是新版，很難察覺。

舊版本要不要刪

建議先保留一段時間再刪，因為可能有人已經分享了舊連結。

如果舊版有錯誤資訊必須立即下架，那就刪除並請廠商設定轉向到新版。

刪除檔案的風險

刪除媒體庫中的檔案，會讓所有引用它的頁面出現破圖或失效連結，而且不會有警告。

比較安全的做法

1. 先確認有沒有頁面在用——部分系統會顯示使用狀況
2. 不確定就不要刪
3. 要清理時分批進行，刪除後檢查前台

怎麼找出沒在用的檔案

如果檔案很多，可以請廠商協助盤點。不建議自己憑印象刪除。

空間的管理

主機空間有限，累積到一定程度會影響運作。

空間的主要消耗來源

• 未壓縮的圖片——最常見
• 系統自動產生的縮圖——一張圖可能產生多個尺寸
• 備份檔案
• 日誌檔案
• 已下架但未刪除的內容

空間快滿的症狀

• 無法上傳新檔案
• 網站出現錯誤或無法運作
• 主機商發出通知

建議把空間用量納入每季的檢查。 空間滿了造成的問題，症狀往往看起來與空間無關，容易誤判。

怎麼有效減少空間

1. 上傳前先壓縮——最根本的做法
2. 清理已確認沒在用的舊檔案
3. 確認備份沒有存在主機上——備份應該放在別的地方
4. 請廠商確認日誌有正常輪替

第三項要特別確認。 備份存在同一台主機不只佔空間，而且在主機出問題時會一起消失——那等於沒有備份。

見備份放哪裡。

大型檔案的替代做法

如果要提供很大的檔案（例如高解析度圖庫、影片），放在網站主機上不一定合適：

• 佔用大量空間
• 下載時消耗主機流量
• 可能影響網站的整體速度

替代方案

• 放在雲端硬碟並提供連結——最簡單
• 影片上傳到影音平台再嵌入——這是強烈建議的做法
• 使用專門的檔案儲存服務

影片特別要注意

不要把影片檔案直接放在網站主機上。 影片檔很大，會嚴重影響空間與載入速度。

用影音平台嵌入的方式，播放品質與相容性都比較好。

見影片與多媒體的規格。

需要限制存取的檔案

如果某些檔案只想給特定對象下載（例如經銷商的價目表）：

• 不要只靠「不放連結」——只要知道網址就能下載，而且可能被搜尋引擎收錄
• 應該用會員或密碼保護的機制
• 敏感檔案建議放在網站可存取範圍之外

「沒有人知道網址」不是安全機制。

每季的檢查

1. 空間用量是否接近上限
2. 有沒有明顯過大的檔案
3. 可下載的檔案是否為最新版本
4. 下載連結是否都還有效
5. 有沒有不該公開的檔案被放上去