訂房訂位系統要規劃什麼？從預約單位開始

第一個決定：你在賣什麼單位

訂房訂位系統的所有邏輯，都建立在一個基礎問題上：被預約的最小單位是什麼？

這個問題答錯，整套庫存邏輯都會錯，而且上線後很難修正。

三種常見的預約單位

用人數計算的陷阱

很多系統預設用人數當量化指標，因為最直覺。但實務上會遇到問題：

• 1 人預訂雙人房——扣了 1 個人的庫存，但那間房已經不能再賣給別人了
• 2 人預訂四人席——同樣的狀況
• 3 人要訂兩間房——人數對得上，但房間數不對

結果就是系統顯示還有空位，實際上已經沒有房間或桌位可用。

發生這種情況時，管理員必須手動調整庫存量，否則會超賣。這是可以運作的，但代表每一筆特例都要人工介入——量一大就會出錯。

正確的處理

如果賣的是空間，庫存單位就應該是「間」或「桌」，而不是「人」。 人數只是附帶資訊，用來確認是否超過該空間的容納上限，以及計算價格。

這個判斷在規劃階段就要做對。用錯單位，等於整套系統的根基是歪的。

價格與單位的關係

釐清單位之後，第二個問題是價格。同一個空間，不同人數可能有不同價格：

• 雙人房 1 人住與 2 人住的價格不同
• 加床、加價升等
• 假日與平日不同價
• 不同時段不同價

兩種處理方式

第一種是常見的簡化做法，但務必確認系統能處理共用庫存——如果兩個項目各自算庫存，雙人房就會被賣兩次。

還要決定的五件事

1. 預約的時間顆粒度——以天為單位（旅宿）、以時段為單位（餐廳）、還是以分鐘為單位（診所）
2. 是否有起訖——旅宿要選入住與退房日期，餐廳只要選單日
3. 一筆預約可以包含多個項目嗎——例如同時訂兩種房型
4. 需要哪些附加資訊——時段、性別、無障礙需求、素食、停車位
5. 誰來確認——自動確認，還是需人工審核後才成立

第五項影響很大。自動確認的體驗較好，但一旦確認就不能反悔；人工審核較有彈性，但客戶要等，且需要有人隨時處理。

自訂欄位的價值

不同的預約項目往往需要不同的欄位——會議室要問設備需求、餐廳要問是否有素食、導覽要問語言。

如果這些需求會持續變化，後台能自行增減欄位就有價值。常見的欄位型態包含單選、複選、單行文字、多行文字。

但這也是報價的變因之一——可自訂欄位的系統，開發成本明顯高於固定欄位。判斷方式見哪些內容需要做成後台可自行管理。

規劃階段的產出

建議把以下內容寫成一份文件，作為報價與驗收的依據：

• 預約單位是什麼
• 有哪些預約項目，各自的庫存數量
• 價格規則
• 每個項目需要哪些欄位
• 預約、修改、取消的規則
• 付款方式

這份文件寫得越清楚，報價越準確，日後的爭議越少。