預約系統的庫存與可用性怎麼設定？

庫存設定是這類系統的核心

訂房訂位系統與一般購物網站最大的差別，在於庫存是「依日期」而變動的——今天剩三間，明天剩一間，下週六早就滿了。

所以庫存設定不能只有一個數字，需要一套規則。

三層設定邏輯

常見的做法是分三層，由粗到細：

優先順序

單日設定 > 依星期設定 > 每日預設庫存

也就是說：特定日期有設定就用它，沒有的話看星期規則，還是沒有就用預設值。

這個順序不應該被更動——它的邏輯是「越具體的設定優先」，反過來會造成混亂。

調整庫存時的保護機制

這是實務上很重要的一點：不能把庫存調得比已經被預約的數量還低。

例如某天已經有 5 筆預約，就不能把當天的庫存改成 3——那會造成超賣。系統應該擋下這個操作，或至少提出警告。

同樣地，套用預設值或星期規則時，已經有預約的日期應該跳過或提示，不能無條件覆蓋。

庫存扣除的時機

這決定了系統會不會超賣，也決定了庫存會不會被無效佔用：

建議第三種。 送出時先扣，並設定一個保留時限（例如 30 分鐘或到當日結束），逾期未完成付款就自動釋放。

非即時付款的處理見線上付款方式有哪些。

起訖日期的庫存計算

旅宿類型的預約會跨越多天，庫存要逐日檢查與扣除。

例如訂 8 月 10 日至 12 日，系統要確認 10 日與 11 日兩晚都有空房（退房當日不佔用），任何一天沒有就不能成立。

常見的規劃問題

• 最少入住天數——旺季是否限制至少兩晚
• 最多可預約多久之後——例如只開放三個月內
• 不可入住或不可退房的日期

這些規則會增加開發複雜度，需求要在規劃階段就提出。

超賣的防範

超賣是這類系統最嚴重的問題——賣掉了不存在的房間或座位，最後要向客戶道歉並協調處理。

技術面

• 同時下單的處理——兩人同時搶最後一間，系統必須確保只有一個成功
• 調整庫存時檢查已預約數
• 跨項目共用庫存要正確關聯——例如「雙人房 1 人住」與「雙人房 2 人住」是同一批房間

營運面

• 保留緩衝——實際有 10 間，網路只開放 8 間，留給電話訂房與突發狀況
• 雙軌並行時要有同步機制——見訂房訂位系統的常見問題

可用性的呈現

從客戶端來看，庫存資訊怎麼顯示會影響轉換：

• 行事曆檢視——一眼看出哪些日期還有空，體驗最好
• 顯示剩餘數量——「僅剩 2 間」有促進決定的效果，但庫存少時也可能造成壓力
• 已滿的日期要明確標示，不要讓客戶選了才被拒絕
• 提供替代建議——該日已滿時，提示鄰近可訂的日期

最後一項很實用，能挽回一部分原本會流失的客戶。

後台該具備的功能

• 依日期查看各項目的庫存與已預約數
• 快速調整單日庫存
• 批次套用星期規則或預設值
• 手動建立預約——處理電話或現場的訂位
• 封鎖特定日期
• 匯出報表

其中手動建立預約是必備的——沒有它，電話訂位就無法納入同一套庫存，一定會超賣。